Shadow payroll : ce qu’il faut retenir

L’expression « shadow payroll » est généralement employée lorsqu’une entreprise envoie des salariés en mission à l’étranger pour une durée significative. Par exemple, le détachement de salariés en France est une pratique courante dont les formalités sont résumées dans cet article, ainsi qu’ici. Il est alors nécessaire pour l’entreprise de comprendre l’importance du shadow payroll pour limiter les risques fiscaux et sociaux. Cet article vise à démystifier le concept de shadow payroll, et à fournir une compréhension de ce que ce concept emporte comme conséquences.

Qu’est-ce que le shadow payroll ?

Le shadow payroll est un dispositif aidant les expatriés à déclarer leurs impôts et leurs cotisations sociales dans le pays d’accueil. Il s’agit d’une méthode pour se conformer aux réglementations fiscales internationales. En d’autres termes, les citoyens travaillant à l’étranger doivent être en règle avec les dispositions fiscales et sociales du pays d’accueil et du pays d’origine.

Tout au long de la mission, l’expatrié reste inscrit dans les effectifs et les paies de son pays d’origine. Ainsi, c’est le pays d’origine qui établira les bulletins de paie et versera les salaires aux expatriés. Ces derniers ne recevront donc aucun salaire provenant du pays d’accueil. Celui-ci se contentera de suivre ce qui est déclaré dans le pays d’origine pour « dupliquer » les paies et régler les cotisations applicables dans le pays d’accueil. A noter toutefois que le shadow payroll peut également s’appliquer au niveau du pays d’origine. Dans ce dernier cas, l’employeur rémunère le salarié grâce à la paie établie dans le pays d’accueil.

En conséquence, le shadow payroll est un processus complexe nécessitant une expertise pointue.

Faut-il avoir recours au shadow payroll ?

L’entreprise doit au préalable se poser les questions suivantes :

L’entreprise a-t-elle des salariés affectés à des missions à l’étranger ?
Les missions sont-elles de courte durée ou de longue durée ?

Voici quelques exemples pour mieux comprendre quand le shadow payroll est nécessaire :

Voyages d’affaires et missions courtes (moins de 6 mois). Dans la plupart des cas, une convention fiscale s’appliquera pour les déplacements de moins de 6 mois. Dans ce cas, l’employé reste sur le système de paie du pays d’origine. Il n’y a pas d’exigence de paie dans le pays d’accueil et le salarié reste affilié à la sécurité sociale du pays d’origine. Le shadow payroll n’est pas nécessaire.
Missions longues (plus de 183 jours hors de son pays d’origine). La convention fiscale ne s’appliquera pas car la durée est supérieure à 6 mois. Le pays d’accueil exige généralement que l’employeur déclare ses salariés auprès des organismes sociaux locaux. Il peut également soumettre à l’impôt une partie, voire la totalité des revenus du salarié. L’employé reste généralement affilié à la paie et à la sécurité sociale du pays d’origine. Le shadow payroll est alors nécessaire.

En résumé, le shadow payroll s’applique généralement si le salarié transféré travaille dans un pays étranger pendant plus de 183 jours, ou selon le visa ou l’autorisation de travail du salarié. Ces dispositions générales peuvent néanmoins varier selon les conventions fiscales bilatérales.

Comment mettre en place le shadow payroll ?

La mise en place du shadow payroll nécessite une connaissance approfondie des obligations fiscales dans divers pays. Il est également crucial d’établir les paies en temps et en heure. Vous trouverez ci-après quelques bonnes pratiques en matière de shadow payroll :

Collecte de tous les paramètres de paie dans le pays d’origine tels que le salaire, les primes, les indemnités, les cotisations de retraite et les avantages en nature.
Conversion de ces éléments en « paie fictive » applicable au pays d’accueil.
Calcul des rémunérations brutes et nettes compte tenu des obligations fiscales du pays d’accueil.
« Neutralisation » des montants calculés selon les législations du pays d’origine et du pays d’accueil. Cela permettra d’éviter les doubles paiements de salaires et de cotisations dans les 2 pays concernés.

Après avoir mis en place le shadow payroll, le service paie doit régulièrement s’assurer que les paramètres de paie sont bien à jour. Il est donc important de vérifier annuellement les dispositions fiscales et sociales existantes dans le pays d’accueil et dans le pays d’origine.

Quels enjeux pour les entreprises multinationales ?

Les calculs de shadow payroll sont complexes en raison de la disponibilité et de la précision des données, et des législations différentes entre pays. Les plus grandes difficultés liées au shadow payroll sont les suivantes :

Déterminer ce qui doit être calculé, déclaré et payé
Déterminer comment et quand effectuer ces calculs, déclarations et paiements

Un autre problème réside dans le fait que de nombreux systèmes RH ne sont pas conçus pour suivre en temps réel les changements d’affectation des salariés. Cela peut conduire à des calculs incorrects de cotisations, mais aussi avoir des implications plus vastes.

En général, pendant la mission, l’expatrié reçoit son salaire en provenance du pays d’origine, même si les coûts peuvent être refacturés au pays hôte. En outre, l’entité d’accueil peut financer d’autres dépenses, telles que les impôts, le logement et les frais de scolarité pour les personnes à charge.

Par-dessus tout, le plus important en matière de shadow payroll consiste à bien faire les choses du premier coup. Voici quelques principes directeurs pour vous aider dans cette tâche :

Établir une communication efficace entre l’entité d’origine et l’entité d’accueil
Vérifier l’intégrité et l’exhaustivité des données de paie
Mettre à jour les variables de paies mensuellement
Effectuer régulièrement des cumuls de paie et des contrôles de cohérence
Examiner annuellement les paramètres et dispositions fiscales et sociales
Automatiser la paie lorsque cela est possible, pour réduire les risques d’erreurs et gagner du temps et de l’argent

Conclusion

Le shadow payroll est une pratique courante pour les multinationales déjà bien établies. Mais ce processus est plus complexe pour les entreprises qui se lancent à l’international. Le respect des obligations déclaratives peut vite tourner au casse-tête pour les gestionnaires paie. Le shadow payroll est souvent perçu comme une procédure administrative sans lien avec le programme de mobilité internationale d’une entreprise. Or, il n’en est rien. Il est donc nécessaire de bien comprendre le shadow payroll. Ce qui évitera de multiplier les risques fiscaux et sociaux tant dans le pays d’origine que dans le pays d’accueil.